Informatii profesionale Tutoriale FedEx@BM


Caiet metodologic

FedEx@Hasdeu

Preambul

Nu reinventăm  roata, ci alegem câteva concepte interesante

 și construim pe ele pentru a spori impactul  activităii noastre

 în comunitatea chișinăuiană de  utilizatorii

 

Biblioteca Municipală își are cultura sa proprie de învățare, un sistem bine pus la punct de învățare organizațională la locul de muncă, practică orice fel de învățare în scopul lărgirii perspectivei angajaților ei. Învățarea la BM este orientă spre căutarea excelenței.  Tot mai mult se oferă oportunități de învățare non-formală care aduc rezultate  individuale și instituționale.

Zilele FedEx@Hasdeu  este o metodă non formală de învățare prin care se colectează și promovează  ideile angajaților. A ști cum să promovezi ideile angajaților  devine, astăzi, o competență-cheie, esențială pentru manageri.  Această competență va separa managerii eficienți de ceI neeficienți, bibliotecile dinamice de cele în stagnare.

Ziua FedEx. Istoric.

 Unele dintre cele mai tari produse de-ale noastre au apărut în Zilele FedEx

(un inginer de la Atlassian)

 

 În, nu atât de îndepărtatul an 2002, în Australia, doi australieni, proaspăt  absolvenți, Scott Farquhar și Mike Cannon-Brookes au lansat o nouă companie de software sub un nume promițător Atlassian (de la Atlas, din mitologia greacă, care purta lumea în spate). Aveau nevoie de un nume promițător, dar și îndrăzneț,  pentru că s-au lansat într-un mediu foarte competitiv  al industriei de software. Idea lor, pentru mulți, de atunci, o nebunie s-a dovedit a fi una inspirată și prosperă.

Pentru a  concura, și  nu stagna în această industrie, pentru  a  genera  și mai multă creativitate  în echipă și pentru a se asigura că programatorii Atlassian se simt bine la serviciu, cei doi antreprenori  au decis să-i încurajeze să-și petreacă o zi lucrând  la orice problemă își doresc, chiar dacă acest lucru nu făcea parte din munca lor. Această neobișnuită zi a dat naștere mai multor idei de produse noi și unor nenumărate  optimizări ale celor existente. Ei au decis să facă din această practică o componentă permanentă a culturii atlassiene. Compania, odată pe trimestru, altele odată pe lună, rezervă o întreagă zi în care angajații pot lucra la orice problemă de software doresc.

La Atlassian, ziua de lucru FedEx începe joia – fiecare structură cu metoda lor, cu orice doresc, cu oricine doresc, oriunde doresc,  lucrează toată ziua, toată noaptea, ei aleg… Vineri își prezintă rezultatele în fața întregii companii cu mari cantități de ciocolată, cafea ș.a. …  Atlassienii  numesc aceste explozii de libertate și creativitate de 24 de ore „Zilele FedEx”.  Le-au numit  FedEx de la poșta expres FedEx pentru că angajații trebuie să obțină și să livreze  rezultate în timp scurt, de 24 ore, ca poșta rapidă.  Acest exercițiu a adus companiei o multitudine de soluții care poate, în alte condiții nu ar fi apărut.  Zilele FedEx s-au extins pe întreg mapamondul datorită lui Daniel Pink și cărții sale despre motivație[1]. Daniel Pink  a recomandat-o ca formă de motivare a angajaților. Zilele FedEx are mai multe avantaje și roluri (vedeți și  cele 10 motive pentru care ar trebui să organizezi o Zi FedEx, la pagina 7 al prezentului Caiet metodologic).

Biblioteca,  bibliotecarii și metoda  FedEx

Libertatea absolută  pentru grupurile creative este libertatea
de a experimenta idei noi. 

Unii sceptici susțin că inovația este scumpă. 
Pe termen lung, inovația este ieftină.

Mediocritatea este scumpă, iar antidotul poate fi autonomia.

 

Noi bibliotecarii am văzut viitorul bibliotecii. Am văzut chiar cum funcționează, cum se exprimă Seth Godin, „am văzut viitorul și funcționează”.  La-m văzut în posturi pe facebook, pe youtube, la Next Library, la Future Library, la Aarhus, la Copenhaga, la Singapore, la Amsterdam, la Salt Lake Sity, la Boston, … În mici rafale la noi - la Adam Mickiewicz, la Ițic Mangher, la Transilvania, la O. Ghibu, la Cluj. Dar suntem nemulțumiți.   Rafalele mici de viitor nu ne conturează viitorul în culorile pe care la-m văzut  în alte biblioteci…

Managerii bibliotecii sunt nevoiți să muncească în condiții de supraviețuire neavând timp să se gândească decât la rezolvarea unui șir de probleme cotidiene și după cum recunosc ei însuși, neavând timp să se gândească mai departe de rezultatele săptămânii, lunii în curs. Metoda de a li se da  direcțiile de activitate, formele, metodele prin care pot realiza obiectivele, până și datele comemorabile ale anului care urmează,   i-au dezvățat de a gândi creativ, de sinestătător.  Ei sunt plafonați de cerința de a face mai mult cu mai puține  mijloace… Consumându-se la „foc continuu” și stăruindu-se să  răspundă solicitărilor pe termen scurt, le rămâne foarte puțin timp să se gândească la dezvoltarea capacităților bibliotecii lor. Această ipoteză o demonstrează subtil povestea Floarea roșie:

Într-o zi un băiețel s-a dus la școală. Băiețelul era mic iar școala mare. Dar când băiețelul a văzut că intrarea în clasă se făcea printr-o ușă direct din curte a fost foarte fericit… iar școala nu i s-a mai părut atât de mare ca la început.

Într-o dimineață când băiețelul se afla în clasă, profesoara le-a spus copiilor:

  • Azi o să facem un desen.
  • Grozav, și-a spus băiețelul, căci îi plăcea foarte mult să deseneze. Știa să deseneze o mulțime de lucruri: lei și tigri, pui și vaci, trenulețe și vapoare. Și-a scos cutiuța cu creioane și a început să deseneze…

Dar profesoara a zis: Așteptați!, nu începeți încă! Și a așteptat până când i s-a părut că toți copiii sunt pregătiți.

  • Acum o să desenăm o floare, a zis profesoara.
  • Grozav! S-a gândit băiețelul, căci îi plăcea să deseneze flori. Și a început să deseneze  flori frumoase, și le-a colorat în roz, portocaliu, albastru.

Dar profesoara a zis copiilor: Așteptați, vă voi arata eu cum să colorați. Și a desenat o floare roșie cu o tulpină verde. Acum puteți începe!

Băiețelul a privit floarea profesoarei, apoi s-a uita la floarea lui. A lui era mai frumoasă decât a profesoarei; dar n-a spus nimic. A întors pagina și a desenat o floare ca cea  a profesoarei… Era roșie,  cu  o tulpină verde.

Într-o altă zi profesoara le-a spus copiilor:

  • Astăzi o să facem ceva din argilă.
  • Grozav, și-a zis băiețelul, căci îi plăcea să lucreze cu argila. Știa să facă tot felul de lucruri din argilă: șerpi și oameni de zăpadă, elefanți și camioane. Dar a așteptat până toți copiii au fost gata.
  • Acum o să facem o farfurie, a zis profesoara.
  • Grozav, s-a gândit băiețelul căci îi plăcea să facă farfurii de toate formatele și mărimile. Și a început să facă farfurii de toate formatele.

Dar profesoara a zis copiilor: Așteptați, vă arăt eu cum să faceți. Și le-a arătat cum să facă o farfurie adâncă.  Acum puteți începe!, a zis profesoara.

Băiețelul s-a uitat la farfuria profesoarei și apoi la ale lui. Îi plăceau mai mult farfuriile lui, decât a profesoarei. Dar n-a spus nici un cuvânt. Și-a transformat farfuriile lui într-o bilă mare de argilă din care a făcut o farfurie  adâncă și mare ca cea a profesoarei.

Și foarte curând băiețelul a învățat să aștepte și să privească și să facă lucruri ca cele făcute de profesoară, și foarte curând n-a mai făcut nimic de unul singur.

Și s-a întâmplat că într-o bună zi că băiețelul și familia lui s-au mutat într-o altă casă, într-un alt oraș.

Și băiețelul a trebuit să meargă la școală. Școala cea nouă era și mai mare, trebuia să urce niște trepte înalte și să meargă de-a lungul  unui coridor lung până să ajungă până în clasa lui. Chiar în prima zi de școală profesoara le-a zis copiilor:

  • Astăzi o să facem un desen.
  • Grozav, a zis băiatul, și a așteptat să-i spună profesoara ce să facă...

Dar ea n-a zis nimic. S-a plimbat prin clasă. Când a ajuns lângă băiețel i-a zis:

  • Tu nu vrei să desenezi?
  • Ba da!, a zis băiețelul. Ce desen facem?
  •  Nu știu până nu-l faci a zis profesoara.
  • Cum să-l fac?, întrebă copilul
  • Cum îți place ție, a răspuns profesoara.
  • Să-l colorez cum vreau eu? A mai întrebat
  • Cum vrei tu, a fost răspunsul ei. Dacă toți ați face același desen, și l-ați colora la fel cum să știu eu cine l-a făcut?
  • Nu știu zise băiețelul.

Și a început să deseneze o floare roșie cu tulpină verde...

Morala: Cine spune că floarea trebuie să aibă petale roșii și tulpină verde? Puterea de a fi creativi este ceea ce ne definește și ne diferențiază  ca oameni, iar înlănțuiți doar în proceduri de lucru nu ne vom diferenția prea mult. (sursa: www.PovestiCuTalc.ro )

Ideile sunt motorul progresului pentru că oferă modalități de acțiune. Ideile pot construi și  dezvolta biblioteci sănătoase. Fără capacitatea de a obține idei noi, o bibliotecă stagnează… O idee  apare atunci când cineva devine conștient de existența unei probleme sau a unei oportunități, oricât de mică. În fiecare zi bibliotecarii, cei ce realizează produsele, cei ce servesc utilizatorii văd o mulțime de probleme și oportunități și pot veni cu idei bune despre cum să le abordăm.

În context general biblioteconomic, BM, nu este o  bibliotecă cu grave probleme dar  este o neobosită  căutătoare de soluții pentru dezvoltare.  Fiind un sistem viu, interconectat și integrat în comunitatea chișinăuiană   reacționează la orice problemă și oportunitate generată de schimbările acestui mediu. Măsura în care  problemele  și oportunitățile sunt identificate și se iau măsuri în privința lor, iar schimbările rezultate sunt înregistrate în memoria instituțională, înseamnă că instituția „învață” (ne-am declarat instituția care învață). De, aceea,  a obține idei de la  oamenii bibliotecii este o componentă cheie în coordonarea învățării organizaționale. Învățarea este un proces de acumulare – implică în mod natural pași mici de investigare, colectare de informații, testare și feedback. De aceea, un sistem de idei care poate încuraja și pune în aplicare ideile minore este un instrument eficient de învățare și dezvoltare. Fiecare idee, chiar și una proastă, conține o formă de descoperire.

Zilele FedEx mai sunt recomandate de Seth Godin, Tom Peters, de Jonas Ridderstrale și alți guru ai managementului și inovării susținând că comportamentul inovațional se manifestă atunci când  oamenii se bucură de autonomie în privința a patru elemente: sarcinile, timpul, metoda și echipa lor. Zilele FedEx, prin concept, răspund  anume acestor patru elemente. 

Pentru a dezvăța bibliotecarii de așteptarea indicațiilor …,  pentru a-i scoate din rutina zilnică, pentru a-i învăța  a face ceva diferit de munca lor obișnuită instituim  zile speciale de colectare a ideilor marca BM -  Zilele FedEx@Hasdeu.

O dificultate reprezintă o problemă numai dacă se poate face ceva pentru rezolvarea ei spunea analistul Aaron Wildavsky.  În cuvinte comune, acest citat transmite că  problemele și oportunitățile rămân invizibile pentru oamenii care nu sunt conștienți de existența unor alternative mai bune, sau de faptul că acestea ar putea exista.

Scopul Zilelor FedEx@Hasdeu: Provocarea reală a angajaților la inovarea activității ajutându-i să vadă  dincolo de ce este evident și să facă din idei esența activității lor.

Metodologie de desfășurare:

  • Ziua FedEx înseamnă rezervarea unei întregi  zile în care angajații BM, a filialelor vor lucra la orice doresc, oricum doresc, cu oricine doresc;
  • Organizatorii asigură instrumentele și resursele necesare (stabilesc  ziua (se pot sacrifica patru zile,  câte una pe trimestru din zilele de curățenie, pentru că sunt formale)

Materiale necesare:

·         Flipchart; coli de flipchart ; carton, hârtie, hârtie colorată, markere, bandă adezivă, post-it-uri ;

·         perete pentru afișat sesiunile (intervale pauze, subiecte și descrierea lor, locații)

·         calculatoare (pentru pregătirea prezentărilor dacă e nevoie)

·         orice…  poate să ajute la procesele creative ale bibliotecarilor.

Spațiul necesar și aranjarea sa:

·         sală cu scaune în cerc,  cu sau fără mese, etc.

·         spații suficiente pentru lucrul în grupuri mici sau lucru individual

·         un perete potrivit pentru a afișa rezultatele

·         cafea, ceai, apă, snacks
Alte

  • Ziua FedEx@Hasdeu are o singură regulă: bibliotecarii/angajații trebuie să livreze ceva  - o idee nouă, un prototip al unui produs,  un proces intern optimizat - a doua zi;
  • Ziua FedEx@Hasdeu , prima zi, se desfășoară fără intervențiile cuiva din afara filialei, serviciului, departamentului: filiala, serviciul, departamentul  au libertatea de a o organiza – lucrează în colectiv, de sine stătător apoi se adună și pun cap la cap ce au gândit, lucrat; singuri i-au hotărârea cine va prezenta ideea, produsul, procesul a doua zi;
  • Ziua FedEx@Hasdeu de prezentare, se organizează a doua zi,  poate avea loc ca acțiune aparte de prezentare a ideilor, locația  de  desfășurare  la    Sediul Central;  sau poate fi integrată în Ziua de dezvoltare BM;
  • Prezentările ideilor, proiectelor de dezvoltare, optimizare, îmbunătățire se pot face în orice formă: pe Flipchart, sub forma unui poster, prezentare power point, prezy, scenetă , videoclip, expoziție etc.;
  • În cazul în care nu toți angajații care au contribuit la generarea ideii pot participa la prezentare, ei vor putea urmării prezentările prin video-translarea evenimentului pe site www.hasdeu.md ;
  •  În cazul când se întâmplă că două biblioteci vin cu aceiași idee ele se vor confrunta la bară fiind nevoite să convingă că ideea lor e mai eficientă ca metodologie, resurse, impact;
  • Zilele FedEx@Hasdeu, a doua zi, de prezentare are un facilitator/moderator/dezvoltator care pregătește și conduce  procesul de prezentare.

Etapele unei zile FedEx de prezentare:

În ajun se fac ultimele pregătiri (sala, materialele, microfoane,  echipamentul necesar, etc.)

Întocmește agenda prezentărilor/succesiunea).

Responsabilul de evenimentul de prezentare (individ sau instituție):

Creează spațiul adecvat de lucru;

Descrie procesul desfășurării;

Enunță si explică  experimentul;

Oferă instrucțiuni în plen;

Asigură atmosfera propice evenimentului;

Pregătește reuniunea de prezentare și concluzionarea;
Finalizează evenimentul.

  • Facilitatorul/moderatorul/dezvoltatorul –  are următoarele calități/abilități

E un profesionist al  domeniului

Este creativ, pozitiv

Este un activator, motivator al participanților și invitaților

Este omul experimentat în  crearea cadrului potrivit  experimentării

Are o bună capacitate de comunicare și de ascultare,

Are capacitatea de a intra in jocul prezentatorului,

Are capacitate de improvizare și de gestionare a situațiilor neprevăzute.

Impactul urmărit al Zilelor FedEx@Hasdeu

  • Fiecare idee lansată și aplicată, va îmbunătăți un aspect al performanței bibliotecii;
  • Fiecare idee lansată de angajați va fi realizează mai ușor decât cele lansate de manageri;
  • Experiența utilizatorului se va îmbunătăți (doar pentru el se face inovarea activității)  și biblioteca va prospera;
  • Angajații își vor vedea ideile folosite, vor ști că au impact asupra instituției și se  vor implica și mai mult; 
  • Ridică ștacheta așteptărilor pe care le are conducerea de la angajații bibliotecii;
  • Se va transforma modul în care sunt conduse bibliotecile.

10 motive pentru care ar trebui să organizezi o zi FedEx

(de Johan den Haan, cu o experiență de șapte ani de organizare a Zilelor FedEx)

1. Zilele FedEx aduc imediat valoare;

2. Zilele  FedEx furnizează caracteristici  și detalii care altfel nu ar beneficia de atenție;

3. Zilele FedEx dezvoltă creativitatea;

4. Zilele FedEx stimulează inovarea;

5. Zilele FedEx sunt extrem de motivante;

6. Zilele FedEx zile aprind pasiune cu element lor competitive;

7. Zilele  FedEx sunt zile de team building;

8. Zilele  FedEx ajuta la  împărtășirea practicilor bune  între echipe;

9. Zilele  FedEx sunt oportunități de învățare;

10. Zilele FedEx sunt foarte distractive !



[1] Pink, Daniel. Drive : ce anume motivează cu adevărat. București : Publica, 2011, 260 p. (Biblioteca Municipală o are la Sediul Central)